如何培养职场写作基本功

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编辑导语:在职场协作中,除了沟通,写作也是一个重要途径,而职场中的写作也有一定技巧,不能盲目而行,否则你的合作伙伴便不能快速清晰地获取你想传达的信息。本篇文章里,作者就职场写作这一能力的定义及职场写作策略等方面做了阐述,不妨来看一下。

当我们聊到职场时,总避免不了会聊到与他人的沟通与协作。很多人会觉得,一个人在职场中善于沟通,一定是他拥有很好的表达能力,口才好,会说话,能把事情办成。但我一直觉得,沟通作为一项职场基本功,最核心的要义在于让别人懂你的意思。

而要实现这个目的,会说话是一种途径,会写作也是一种途径,对我来说,我更喜欢写作这个途径。

职场里很多事情是不需要实时沟通的,比如一个项目要推动,比如一个方案要明确,很多时候是很多次沟通的结果,更关键的是,不需要当场就下结论,需要的是想清楚。

而把“想清楚”的想法表达出来,就是写作的天然使命。

所以在我看来,写作能力一定是一种职场基本功。而且越是讲究做正确的事情,越是重视决策的质量,写作就变得越重要。

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为什么大多数职场人缺乏写作这项能力?

我相信当我们看到别人能够写出清晰的文档,能够借助写作来提高团队协作效率时,我们内心是羡慕的。所以本质上,我并不认为大家不重视写作。

那原因到底是什么呢?因为写作对我们大脑的要求,是高质量的连续输出。?

比如我们做一个汇报的PPT,其实我借助的是碎片的图文信息加上碎片的语言信息,通过你现场表达的处理,来连成一个完整的输出。

如果你试试就会发现,同样是一个汇报,你做一个PPT,会比你写一个汇报文档要简单不少。我们脑子里天然会关注的是重点信息,就像我规划今天(写这篇文章时是周日)的安排,我关注的更多是我要去哪家咖啡店,我要写什么文章,晚饭我要去哪里吃。当我想到这些的时候,我的脑子里就是在做PPT。

但现实生活是,你还要面对咖啡店排队怎么办,有没有备选方案,面对如果下雨了怎么办,有没有备选方案等等,现实生活需要你面对的是衔接段的安排,这就是对写作能力的要求。

另一方面,我们太依赖即时沟通去解决问题。即时沟通的好处是,能够用较小的成本快速解决问题,比如打字说不清楚的,可能电话说一两句就搞定了。

但是,很多问题是不能用一两句话搞定的,需要讨论,不断地讨论和碰撞。这时候我们害怕的第二个产物就出现了,开会。

我跟很多人交流过,会开多了,其实大家心里都很烦。不是讨厌开会本身,而是开了会但是却没有起到实质性的作用。因为没有想清楚嘛,只知道要讨论一个问题,却不知道为什么要讨论,背景是啥,相关材料是否充分,大家是否已经有自己的看法。

把一群人先聚在一起,然后从0开始解决问题,企图用即时的沟通来实现一个长线的决策,这对于参会者的能力要求就非常非常高了。

一旦做不到,开会就成了负担。

所以,写作本身并不容易,而我们又太依赖即时沟通解决问题,这就导致了很多人并不具备职场中的写作能力。

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那什么是职场中需要的写作能力呢?

在我的标准里有三个关键词:具体、聚焦、可沉淀。

形式无所谓,是一段话也好,是一个文档也罢,都可以,但这种能力必须满足这三个关键词。

具体的,说白了就是能让人看得懂。所以言辞是否华丽,用语是否高大上,立意是否深远,这些都不重要。

作为一项基本功,我们培养它的目的并不是用来炫的,而是提升我们的工作效率的。所以不像高考作文一样,还需要具备一些文学色彩,并不需要。其次,很多人会问,我看很多人会写一些工作心得,会写一些行业思考,我没有想那么多,是不是我就不具备职场写作能力了。

并不一定,如果这些心得和思考是写给自己的,那它就不算职场写作,顶多算你自己的沉淀。但如果你的角色是管理层,你需要一些偏“虚”的写作来明确战略或者是解释你的OKR,那这些心得和思考本质上就是你用来沟通的一种工具,这时候,在我看来他们就是职场写作了。?

聚焦的,就是一次尽量只说一个问题。不同场景下的职场写作,有不同的目的。比如会议纪要,目的就是为了记录会议中的核心信息,把会议沉淀。比如需求文档,那就是用来把需求设计方案通过文字表达出来,让人看懂,逻辑严谨。

所以如果你在会议纪要中写你的开会心得,在需求文档中写需求评审的会议纪要,就很怪。每个特定的职场写作场景都有它特定的目的,约定俗成的,形成共识的。这就是为什么飞书做文档时,给到很多的模版。表面上看是更省时间,本质上是更聚焦,通过模版让你集中表达清楚一个意思。

可沉淀,是写作的最大优势了。当人类信息存储的技术还没有进入到信息时代之前,纸张作为信息承载的载体,一直延续了几千年。

当我们想要了解1000多年前的某个清晨,唐太宗在早朝时的会议纪要时,我们去翻阅史料,依旧是能找到的。如果不是因为写作,唐太宗在那个清晨的诸多决定,就只能在那个时空下被在场的人看到,但因为有了可沉淀的写作,1000多年后,我们也可以看到了。

可沉淀本质上不是一种写的能力,而是一种信息的整理能力。单单是写,在很多环境下都能写,但如果要沉淀下来,考验的是写了之后放在哪里,如何管理。

有人问,这似乎与写作无关。是啊,但这与职场关系很大,如果写得内容之后不好找,那就等于没有沉淀。更具体一点,你是不是经常会遇到关于某件事情双方口径不一致的扯皮,一个说当时开会是那么说的,一个说是这么说的,然后分别去确认,发现当时也并没有做会议纪要。

所以,具体的、聚焦的、可沉淀的,是我认为的职场写作能力的标准。

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最后可能也是你最关心的问题,如何培养你的职场写作能力呢?

首先必须要说,我觉得这不是一项速成的能力,不会说像很多知识付费的课程标榜的那样,付多少钱就可以拥有这项能力。

但有一些原则是可以抽象的,基于这些原则你可以在自己的职场生活中去做练习,最终让自己慢慢培养起适合你的职场写作能力。

原则一共有四条。

1. 原则一:意识先行

?在我看来这是最核心的,你必须要认识到,很多时候你需要依靠写作去解决一些问题。再具体一些,在一些特定的场景下,写作是最基础的能力。

找到这些场景的共同特征,之后再遇到这些场景时,就可以想想是不是应该发挥你的写作能力呢。

是哪些呢?

1)信息需要广播

比如一个重要功能上线了,我需要通过全员邮件的方式,让大家知道这件事;比如一个重要的会议之后,我需要通过会议纪要,让相关人再次明确会议上的共识。

2)信息需要结构化

比如一个产品需要调整价格,可能这是一件通过口头沟通可以达成共识的事情,但在落地过程中一定需要写作的支撑,因为相关的流程需要结构化,第一步怎么做,第二步怎么做,宣传、客服、产品、技术分别在哪一步需要做什么,这些都是依赖结构化的写作来作为推动这件事的工具。关于结构化写作,如果后面有机会我会单独说。

3)信息需要异步处理

当需要不同的角色对于同一个信息做不同的回复时,这时候写作就是必备的工具了,比如会议准备材料,需要不同部门的负责人对相关的信息做填写,不要求同时写,但一定要有。因为写作是可沉淀的,所以能很好的支持异步场景。

4)信息需要完整呈现

这是我们最常见的场景,写作相较于口头表达来说,最直观的优势就是它的完整性了。

2. 原则二:小处着手

很多人一听到培养职场写作能力,就特别想要写很多很多的文档,就像健身一样,一想要瘦,就去做大重量,结果挫败感一来,就放弃了。

在我看来,职场写作一定是要从小处着手的,这样培养起习惯来会更容易。还记得我前面说的么,职场写作能力的核心是:具体、聚焦、可沉淀。只要符合这三点,是不是长篇文档,就根本不重要了。

所以,工作群中的一次发言,一次会议纪要,一次邮件,一个调研报告,都可以作为职场写作的联系场景。只要你输出的内容是具体的、聚焦的、可沉淀的。?

3. 原则三:由人及己

我们往回收一点会发现,职场写作的本质目的,是为了更高效率的沟通。所以,站在对方的角度去组织自己的写作内容,是最重要的职场写作思维之一,我称之为:由人及己。从对方出发,到自己的内容。

同样一个场景,写作针对的对象不一样,你的内容也是不一样的。写给老板看的,往往要在单个点上打得更透,因为你的全部工作,对于老板来说就是一个点;写给下属看的,往往要在方向上有延伸有启发;写给一群人看的,往往要更直白和简单,因为大家的知识储备是不一样的;写给商业伙伴看的,那就要更专业,因为字里行间体现着你的专业能力。

所以,弄清楚看的人是谁,才能知道我呈现的信息该如何组织。

4. 原则四:融入到底

最后一个原则,就是把上面的三点,变成你职场里的一个习惯。我一直认为,从投资的角度考虑,习惯是性价比最高的投资方式之一了。

年轻时养成了健身的习惯,可能一直到老都会受益;职场里养成了写作的习惯,那不管在什么阶段,去哪一家公司,都能获益。

这里说的融入到底,不是被迫的,而是主动的。

被迫的融入是什么,是内卷。看见别人写了文档,自己也要写,不仅要写,还要比字数,于是最终,一个日报要写5000字。这在我看来不是推动了沟通的效率,可能还产生了大量的无用内容。

真正主动的融入,是去思考一个核心问题:有没有可能通过写作,去提高一个流程的效率。比如原来开会凑不齐人,导致一个会迟迟开不起来,那是不是通过文档评论的方式就可以解决这个问题。

比如之前做事情想得不够清楚,导致做了很多没有做对,那是不是通过把碎片的想法先落地成文字,然后再基于文字去给想法塑形,能够形成有价值的共识,最终带来高效的讨论。

这些都是可以去思考的场景,还记得么,职场写作的核心是具体、聚焦、可沉淀,如果这三个关键词能够解决当下的问题,那职场写作就有可能是一个很好的解决方案。

04

最后说说我为什么会写基本功相关的主题吧。

在8月底的公司OKR复盘会上,CEO跟我们分享了他9-11月的OKR,只有两条,一条是双11相关的,这很好理解,因为我在一家知识付费公司,双11一定是我们的重点。而另一条,就是“在阳光灿烂的日子修屋顶”,话很文艺,在我心里就是三个字:基本功。

2019年9月20日,美团上市的时候,公司内部通讯软件的开屏文案就是五个字:苦练基本功。

对我来说,基本功有两层价值。?

一方面,它是我在遇到挫折时的最后一道心理防线,任何的不顺、打击、失败,如果能帮助我修炼到基本功,在我看来都能接受,都能忍,都能扛,心里也许不舒服,但不至于崩溃。?

另一方面,基本功是我可以带走的东西,可以带走意味着,对于未来的自信,在任何土壤里,都可以顽强地——生长出来。

#专栏作家#

大力哥呀;微信公众号:大力哥求职,人人都是产品经理专栏作家。正年轻的产品经理,关注新零售、用户体系,擅长问题抽象及拆解。

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